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Lorsqu’une nouvelle année commence, classez vos papiers de l’année précédente. A cette fin, utilisez des boites de tableau et d’archivages et notamment les boites avec dossiers suspendus sont composée de dossiers suspendus. ajoutez une étiquette avec l’année pour vous y retrouver. Continuez à utiliser une couleur par thème ( documents de facturation, finance, logement, assurance… ) dès lors que, vos boites de classification et d’archivage installées, réservez-leur une étagère dans le bureau. Si vous suivez de multiples affaires ou que vous occupiez des papiers de toute votre famille, choisissez un meuble de classement. Ces meubles à tiroirs sont munis de dossiers suspendus bien utiles pour assurer facilement chaque thème.
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être requises : soit une copie complète qui intègre, en plus des informations obligatoires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’acquisition de la français ; soit un levé d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les éléments concernant les parents ou pour terminer un levé d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Le vol ou la perte de ses papiers d’identité ou de son argent en voyage sont des incidents dont personne n’est vraiment à l’abri. Pour éviter de vous retrouver criant famine sous la bruine, sans un sous pour téléphoner, voici quelques bonnes routines qui vous permettront de réduire les dégradations. en faisant nos conseils, vous vous en sortirez avec uniquement quelques démarches administratives de renouvellement. En voyage, on est souvent amené à vous en sortir son passeport : à la réception des hôtels, pour louer un bolide, ou encore pour remplir les papiers de voyage… Autant d’occasion de le perdre !
À l’heure actuelle, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus émettre de relevés mensuels — sachant qu’il est possible de voir son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que nombreuses solutions différentes pour garder vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
il est recommandé de entretenir ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date limite d’utilisation. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de garder certains papiers tels des factures et des déclarations en tout genre. Voici un bilan des durées pendant lesquelles il est conseillé de conserver les différents variétés de papiers : 1 an : les documents de facturation de téléphone, du web ou de , ou aussi les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de cpam et mutuelle, ainsi que les documents de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation des eaux et d’électricité, les quittances de sommes et de charges locatives, les factures de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de versement, les crédits immobiliers, les contrats vie après la date de décès…
Trier et assurer ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou presque ) ! Personne n’aime s’y replacer. Pourtant, on vient de le dire, c’est une besogne incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je fait le choix d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien une heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos documents au format pdf et à stocker les fichiers sur votre disque dur.
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