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il existe sur le marché un grand nombre d’agences événementielles, comme il existe différents artisans, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est toujours normal de se renseigner sur les cabinets afin d’être certain de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « non fermé », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un travail qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de plaisir et des instants de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous avez envie de cultiver. Organiser un événement demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet pour des cabinets événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner votre argent, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne révèle pas son argent et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est en fait pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.
Si vous avez déjà travaillé sur l’organisation d’événements, vous connaissez les aléas de tels projets. Vous devez gérer différents challenges et imprévus. L’organisation d’un team building n’est pas une affaire simple. Elle nécessite une organisation minutieuse pour limiter les risques le jour J et assurer le succès de votre team building. l’avantage de planifier rigoureusement votre événement en amont vous permettra de vivre le moment présent tranquillement. Votre séminaire doit se dérouler sans accrocs et de manière naturelle. Même si, en backstage, nous savons que c’est le “branlebas de combat” pour assurer une expérience unique aux participants. C’est un peu comme dans une cuisine d’un grand restaurant. Une ambiance cosy en salle avec une prestation précis et unique. Une ambiance plus agitée en cuisine afin d’assurer le succès de la soirée. La réussite d’un team building tient dans sa préparation et ses briefings. La bonne communication des informations auprès de vos intervenants et des professionnels est le point central de l’organisation d’un événement. Votre public cible, quant à lui, déterminera votre concept créatif de votre séminaire. Il s’agit ici d’organiser un atelier marquant et inspirant ? Misez sur un concept unique, qui reflète l’identité de votre entreprise. gardez en tête que la thématique de votre séminaire doit rester en rapport avec la forme et les objectifs de votre team building. Le tout est d’adapter votre atelier à votre public afin d’obtenir escompté.
L’organisation d’un atelier est une démarche complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour économiser du temps et de l’argent, il est envisageable de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une parfaite société d’organisation d’événements ? Les groupements d’organisation d’événements sont des entreprises dédiées dans l’organisation d’événements privatisés ou de sociétés. Ces professionnels se chargent de toute la logistique et de d’un événement : recherche et réservation du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient vos finances, vos attentes et vos goûts, ils savent régulariser la situation qui vous satisfera. Ils proposent des services sur mesure selon vos souhaits : organisation intégrale de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous aident à développer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent à tous moments à votre disposition un réseau de professionnels spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée de sociétés. Certaines agences se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes compétents dans les événements de sociétés, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité se rapporte à vos attentes.
L’événementiel est bel et bien de retour et les événements ne cessent de se multiplier ! Après plus d’1 année d’arrêt, le secteur repart de plus belle. Nombreux sont les particuliers ou les entreprises voulant mettre en place un activité, mais pour que celui-ci soit à la hauteur de leurs espérances, rien ne se doit d’être laissé au hasard et d’autant plus la nourriture ! Que ce soit pour un team building, un séminaire de sociétés, un démarrage de produits ou encore une soirée d’entreprise, le choix du traiteur est d’une taille importante. Si vos invités sont déçus de la nourriture ou que le nombre de litre n’est pas suffisante, nul doute qu’ils ne garderont pas un souvenir des plus agréables de l’événement en question. Eh oui, les estomacs de vos invités sont tout autant importants que la décoration ou aussi les animations durant votre activité. Bien sûr, selon la catégorie d’événement, le choix du traiteur événementiel varie. Suivant vos réponses à ces questions, arriverez plus apte à faire le bon choix. Par exemple, pour un séminaire type atelier d’entreprise, le but étant de fédérer votre équipe, il serait judicieux de sélectionner un traiteur présentant une animation culinaire. Pour un lancement de produit ou un séminaire presse, les repas assis ont la côte !
Avant tout en privilégiant les lieux de réception ayant les meilleures pratiques environnementales. Des initiatives sur son fonctionnement, son rapport à l’environnement et la nature, une conception globale éco-conçue. par ailleurs, s’orienter vers cette catégorie de lieu apportera une valeur ajoutée à votre événement. En accélérant les activités en extérieur et être en contact direct avec la nature environnante. optez pour des activités qui vous permettent une interactivité entre vos intervenants d’une part et l’environnement ambiant dans un second temps. ainsi, cela vous permettra une proximité et une approche fun, respectueuse de cette dernière. Misez sur une décoration sobre, qui ne demande pas une personnalisation importante dans des délais de réalisation trop courts. penchez pour une décoration vivante et naturelle avec de jolies plantations, des arbustes, des murs crudités avec des plantes suspendus, des vitrines florales. Pour tout le reste, nous devons stimuler la longévité des services engagées sur votre team building. Bannir les matériaux et emballages à application unique, mettre en application des utiles responsables quand bien même ces dernières demandes plus d’organisation, plus de logistique. pour conclure, il est utile de faire évoluer nos façons de consommer et d’adopter des démarches plus conscientes et raisonnées. Voilà pourquoi choisir une agence événementielle éco-responsable est un choix nécessaire.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, faites attention à que celle-ci est en mesure de vous satisfaire. Essayez, par exemple, de parfaire leurs connaissances sur le type d’événement qu’elle a l’habitude de de couvrir. Est-elle spécialisée dans la mise en place d’une soirée BtoC ou bien peut-elle prévoir une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans l’organisation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire d’entreprise, déclanchement de nouveaux produits, conférences… bien entendu, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a la coutume de planifier une soirée pour TPE ou petites entreprises n’est en fait pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si vous désirez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, par conséquent, des arguments de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. effectuez toutefois attention, certaines cabinets mettent en avant des clients prestigieux tandis que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été limitée. Elles ont peut-être fait office de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients potentiels moins identifiés ne veut dire à coup sûr pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi bénéficier de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr d’opter pour une agence qui traite une typologie d’événement identique à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.
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